Guide du 1er salon : Debriefing de salon et actions post-salon

Préparer son debriefing

Un debriefing efficace se prépare en amont. Tout d’abord, récupérez toutes les données quantitatives et qualitatives concernant votre participation auprès de vos collaborateurs, et vérifiez si vos objectifs ont bien été atteints. Ces données peuvent correspondre :

•          au nombre de contrats signés
•          au nombre de rendez-vous effectués, et à la qualité de ces rendez-vous (temps passé, résultats…)
•          au nombre de visiteurs sur votre stand,
•          au nombre de contacts qualifiés recoltés,
•          au nombre de leads (personnes ayant manifesté un intérêt pour votre entreprise),
•          au coût de l’événement par rapport à votre objectif (contacts récupérés, chiffre d’affaire réalisé…),
•          à la quantité de documents distribués (flyers, cartes de visite, plaquettes commerciales…)

Récupérez également les statistiques globales du salon pour les comparer à celles de votre stand. Ainsi vous pourrez aisément vous assurer du succès (ou non) de votre participation. Si vous avez proposé des questionnaires aux visiteurs sur votre stand, vous pouvez les reprendre : leurs avis peuvent vous informer sur la qualité de l’accueil, leur satisfaction générale, et les éventuels problèmes rencontrés.

Une fois ces données récoltées et triées, préparez un document à remettre en début de debrief à tous les participants. Dans ce document support, il vous faudra également récapituler et lister :

•          le brief initial (objectifs, les ressources timing)
•          tous les acteurs et la nature de leur contribution
•          les questions et points que vous souhaitez aborder lors de cette réunion
•          les chiffres clés de vos anciennes participations pour comparer les résultats

 Il s'agit de faire un feedback précis et de préparer de façon efficace la réunion, pour pouvoir ensuite faire un premier bilan, mais aussi et surtout de déterminer si le salon a été un succès et s'il sera reconduit l’année suivante. Ce document pourra être produit sous différentes formes, par exemple une présentation reliée en format A4 ou A5. Vous pouvez également choisir de le diffuser en parallèle sur un écran sous forme de présentation Powerpoint.

Le debriefing pas à pas

Réunissez vos équipes à chaud, quelques jours maximum après le salon, dans un endroit calme et propice à la discussion. Commencez par leur expliquer le pourquoi et le comment de cette réunion. Le but est de recueillir leur expérience et de leur faire partager vos retours, et ainsi mettre en place des solutions d’améliorations pour les prochains événements.

Puis, rappelez leur à l’aide de votre document support les objectifs initiaux et présentez leur toutes les informations que vous avez recueillies. Pensez également à souligner les efforts de chacun : si le salon a été un succès, félicitez-les. Mais pensez aussi à les remercier pour leur travail si tel n’était pas le cas. Veillez à ne pas accuser qui que ce soit car créer une ambiance négative serait contre productif. Mieux vaut instaurer un climat de confiance pour obtenir des résultats.

Dans un second temps, laissez vos collaborateurs s’exprimer : écoutez chaque version - négative ou positive - en prenant des notes. N’hésitez-pas à leur poser des questions pour obtenir le témoignage le plus précis possible. Ensemble, tentez de comprendre ce qui a été bien et mal fait, et ce qui pourrait être amélioré. Comparez tout cela à vos objectifs de départ : avez-vous eu plus ou moins de ventes que prévu et pourquoi ? A cause d'une mauvaise organisation, d'un manque de personnel ? Est-ce que les outils de communication prévus ont rapporté des résultats ? Est-ce que la cible du salon correspondait réellement à celle que vous souhaitiez toucher ? Transformez le négatif en leçons positives pour le prochain salon et listez les actions à prévoir pour qu'il connaisse le succès.

La réunion peut prendre différentes formes. A vous de décider laquelle sera la plus adaptée à votre équipe et à vos objectifs. Participants debout ou assis, repas d’équipe, mise en place de jeux de rôles pour recréer des situations qui ont posé problème et savoir comment y réagir, restitution orale ou écrite sous forme de questionnaires… L’important est de favoriser l’échange et que chacun se sente écouté. Vous pouvez aussi organiser une session de debriefings individuels pour que chaque personne impliquée ait un retour personnalisé sur ses actions et soit capable d’identifier ses points forts comme les progrès à effectuer à l’avenir.

Le debriefing terminé, récupérez toutes vos notes et transcrivez les sur un logiciel de traitement de textes. Choisissez le format de votre compte-rendu : exhaustif, en reprenant en intégralité ce qui a été dit, ou synthétique, avec uniquement les informations essentielles. Le but est de produire un document qui servira de chemin de fer pour vous et vos équipes jusqu’au prochain événement. Le compte-rendu sera distribué à tous les participants de la réunion mais également à toute personne qui pourrait en avoir besoin au sein de l’entreprise. Vous pouvez le diffuser au sein du journal interne, via un email en format PDF, ou en format papier sous forme de brochure en dos carré collé, à spirales ou agrafé.

Le bilan post-salon est une étape clé de votre stratégie commerciale. Il n’est pas à négliger et doit même devenir un rituel après chaque événement car il vous apportera toutes les réponses pour aider vos équipes à renforcer leurs performances et établir un plan d’action pour l’avenir.

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